Gestão Documental no TRE-PE: conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos institucionais, produzidos ou recebidos pelas unidades da Sede do Tribunal ou pelos Cartórios Eleitorais no exercício de suas atividades, independentemente do suporte em que a informação esteja registrada. (Resolução TRE-PE nº 391/2021, art. 2º, inciso X)

São requisitos essenciais para a gestão documental da Justiça Eleitoral de Pernambuco (Resolução TRE-PE nº 391/2021, art. 3º) :

• implementação de estratégias de preservação dos documentos arquivísticos em ambiente seguro, pelo tempo necessário para serem utilizados como instrumentos de prova e informação;
• padronização de espécies e tipos documentais;
• adoção de Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade Documental (TTD);
• gerenciamento e controle da documentação produzida e recebida por meio de sistema informatizado que contemple a captura, a movimentação, a guarda, a preservação, a temporalidade e a destinação dos documentos;
• avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à memória institucional, à administração da Justiça Eleitoral de Pernambuco e à garantia dos direitos individuais;
• racionalização na produção e acumulação de documentos e a sua retenção somente pelo período estabelecido na TTD; e
• acesso rápido e eficiente aos documentos arquivísticos.

O objetivo é possibilitar o integral exercício de direitos, a preservação das informações necessárias aos interessados, o descarte da documentação não mais necessária e a preservação do patrimônio histórico e cultural.

A Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD) da Justiça Eleitoral de Pernambuco é responsável pela orientação do processo de análise e avaliação dos documentos arquivísticos e pelo seu encaminhamento à adequada destinação, possuindo as seguintes atribuições  (Resolução TRE-PE nº 391/2021, art. 13) :

• propor instrumentos arquivísticos de classificação, temporalidade e destinação de documentos e submetê-los à aprovação do(a) Presidente do Tribunal;
• orientar as unidades judiciárias e administrativas a realizar o processo de análise e avaliação da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação;
• identificar, definir e zelar pela aplicação dos critérios de valor secundário dos documentos e processos;
• analisar os editais de eliminação de documentos e processos do Tribunal e aprová-los; e
• realizar estudos e encaminhar propostas ao Comitê do Proname sobre questões relativas à gestão documental e à gestão da memória.

Segue abaixo a atual composição da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD)  (Portaria TRE-PE nº19/2021):

• Responsável pela unidade de gestão documental (Seção de Arquivo e Gestão Documental - SEAGED): titular: Ana Carolina Martins Pereira Loureiro e substituto: Augusto Felipe Dias de Morais;
  
• Responsável pelas atividades de memória do Tribunal (Assistência de Biblioteca, Editoração e Memória - ASBEM): Télia Gaspar Gonçalves de Alvaranga;
• Representante da unidade de tecnologia da informação (Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação): titular: Bernadete de Lourdes Araújo Cordeiro e substituta: Iara de Morais Alves Vilela do Nascimento;
• Representante do Arquivo: titular: Walquiria Arruda de Oliveira e substituto: Francisco de Assis Araújo Júnior;
• Graduado(a) em curso superior de História: titular: Bruno Vitorino Silva Aguiar e substituta: Érika Vital da Silva;
• Graduado(a) em curso superior de Direito (e Representante da Secretaria Judiciária): titular: Jane Leite Wandeley e substituta: Euda Crysthina Ferreira de Castro;
• Graduado(a) em curso superior de Biblioteconomia: Gilvan Ribeiro de Mendonça;
• Representante da Presidência: titular: Adélia Leopoldina Carvalho Rodrigues dos Santos e substituta: Roberta Karine de Azevedo;
• Representante da Corregedoria Regional Eleitoral: titular: Gabriela Dantas Guimarães e substituta: Veruska Mélo Schettini de Oliveira;
  
• Representante da Diretoria-Geral: titular: Ana Claudia Tyrrasch de Almeida e substituto:Leonardo Coimbra de Vasconcelos;
• Representante da Secretaria de Administração: titular: Sandra Cristina Rodrigues da Silva e substituta: Isabela Barros de Moura;
• Representante da Secretaria de Controle Interno: titular: Rosivaldo Veloso do Nascimento e substituta: Fátima Cristina Parahym Xavier;
• Representante da Secretaria de Gestão de Pessoas: Gilcikely Buarque Silva Almeida;
• Representante da Secretaria de Orçamento e Finanças: titular: Felipe Mário Medeiros da Cunha Melo e substituta: Carolina Barros Batista de Oliveira; e
  
• Representantes dos Cartórios Eleitorais: Wilma de Oliveira da Silva (11ª ZE), Jorge Luiz dos Santos (12ª ZE) e André Henrique de Lira Marinho (10ª ZE).

Gestão da Memória no TRE-PE: conjunto de ações e práticas de preservação, valorização e divulgação da história contida nos documentos, processos, arquivos, bibliotecas, museus, memoriais, personalidades, objetos e imóveis da Justiça Eleitoral de Pernambuco, abarcando iniciativas direcionadas à pesquisa, à conservação, à restauração, à reserva técnica, à comunicação, à ação cultural e educativa. (Resolução TRE-PE nº 391/2021, art. 2º, inciso IX)

A Comissão Permanente de Gestão da Memória (CPGM) da Justiça Eleitoral de Pernambuco possui as seguintes atribuições (Resolução TRE-PE nº 391/2021, art. 22 ) :

• coordenar a política de Gestão da Memória da Justiça Eleitoral de Pernambuco, de acordo com a presente resolução e em conformidade com resolução específica do CNJ e com os Manuais de Gestão da Memória e Documental do Poder Judiciário;
• fomentar a interlocução e a cooperação entre as áreas de Museu, Memorial, Biblioteca, Arquivo e Gestão Documental do Tribunal;
• aprovar critérios de seleção, organização, preservação e exposição de objetos, processos e documentos museológicos, arquivísticos ou bibliográficos, que vão compor o acervo histórico permanente do Tribunal;
• promover intercâmbio do conhecimento científico e cultural com outras instituições e programas similares;
• coordenar a identificação e o recebimento de material que vai compor os acervos físico e virtual de preservação, bem como a divulgação de informações relativas à Memória institucional; e
• planejar e executar ações que permitam a aproximação da Justiça Eleitoral com a sociedade, com o objetivo de entregar ao público a Memória Eleitoral, difundindo espaços, obras arquitetônicas, documentos e tudo que se insere na divulgação da Memória Eleitoral.

Segue abaixo a atual composição da Comissão Permanente de Gestão da Memória (CPGM) (Portaria TRE-PE nº 613/2021):

• Télia Gaspar Gonçalves de Alvarenga, Assistente da Assistência de Biblioteca, Editoração e Memória (ASBEM/EJE);
• Bruno Vitorino da Silva Aguiar, Historiador, servidor lotado na Escola Judiciária Eleitoral (EJE);
• Ana Carolina Martins Pereira Loureiro, presidente da Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD), servidora lotada na Seção de Arquivo e Gestão Documental (SEAGED/COJUD/SJ); e
• Gilvan Ribeiro de Mendonça, Bibliotecário, servidor lotado na Assistência de Biblioteca, Editoração e Memória (ASBEM/EJE).